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◇◆ミスの防止◆◇
それでは、ミスを防ぐためにはどうしたらいいでしょうか。
Point1
「私たちは文字の選択ミスや聞き間違いを犯しがちだ」と常に意識することです。このようなミスは、注意力散漫や勘違いのほか、言葉に関する知識が浅かったり、「多分こうだろう」という思い込みなどから生まれますが、少しでも自信がないときは、「こう聞こえたが、本当にそうだろうか」と、違う言葉の可能性を探ることが必要になります。
Point2
発言者が何を言いたいのかを把握するよう努めることです。
これは、発言全体の流れをつかむようにするということで、この場合、発言の一部分ではなく、発言全体を通して発言意図を読み取ることが必要になります。
Point3
気になるところは、辞書や用字例などによって徹底的に調べることです。
言葉の使い方のほか、「固有名詞」「専門・特殊用語」「引用部分」「意味不明箇所」「疑問点」などの調査は、正確な会議録作成の上で必須のものです。
「そう言っているのだから、いいだろう」という安易さや、「これでよかったはず」という思い込みはミスにつながりますので、当たり前のように思われることや、基本的なことについても、しつこく確認することが必要になります。
Point4
推敲を複数回重ねることです。
１人の人間の目で、膨大な量の文字をすべてチェックすることには限界があり、ついミスを見落とすこともあります。
また、人によって、言葉に関する感性や、議論の内容に対する着眼点が異なることから、複数の目を通せば、１人の目では気づかないことにも気づくことがあります。
このようなことから、ミスを発見するためには、人を変え、何回もチェックを行うことが必要になります。
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